Código de ética em pauta

Em tempos de corrupção e eleições, a ética nunca esteve tão em pauta, seja na boca do povo, na mídia e, principalmente, nas organizações brasileiras. Instrumento fundamental para orientar colaboradores, terceiros e parceiros sobre como a empresa conduz os negócios, o código de ética é um dos elementos mais presentes nas organizações brasileiras, cerca de 71%, de acordo com a pesquisa sobre **Nível de Maturidade de Compliance 2018, produzida pela Protiviti Brasil. Embora aparentemente simples, o material requer a correta compreensão da cultura ética da companhia, talvez, por isso, ainda existam muitas que não adotaram à prática.

Qual o comportamento esperado dos seus colaboradores? E dos terceiros e fornecedores? Antes de tudo, uma organização precisa informar o que espera de quem trabalha para ela, em suas instalações e/ou em seu nome. Ou seja, o código de ética deve ajudar na orientação de dilemas éticos e explicar quais são os comportamentos aceitáveis ou não pela empresa em todos os diferentes níveis de relacionamento. Funciona como um balizador corporativo, que reúne situações de conflito de interesse, como recebimento e entrega de brindes, presentes e hospitalidade, realização de doações e patrocínios, contratação de profissionais e de fornecedores, entre outros.

Mas, engana-se quem pensa que a elaboração do material é uma tarefa simples ou quem o faz apenas para cumprimento de requisitos legais. Considerando que é preciso conhecer a fundo as regras de negócio e, principalmente, o que realmente será seguido ou não, redigir o documento é muito mais um exercício de gestão da cultura organizacional do que uma ação legal ou normativa da organização.

Por isso, é importante seguir três etapas. São elas: (i) Compreensão da cultura ética, uma vez que quando se entende os principais documentos normativos da empresa, alinha-se expectativas, pontos de discussão e abordagem com a alta administração; (ii) Construção do código em si; (iii) Validação pela alta gestão e legal, se necessária.

Primeiramente, é preciso criar regras e diretrizes que orientam as condutas, por meio de uma linguagem clara, concisa e acessível a todos os stakeholders, sejam eles internos ou externos, respeitando cada perfil. Nesse sentido, é importante que se escreva somente aquilo que poderá ser cumprido. Afinal, um código de ética muito exigente ou em desacordo com a cultura organizacional dificilmente será bem aceito e praticado pelos colaboradores.

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Leve em consideração a realidade, a cultura e os valores da empresa e garanta que a elaboração do conteúdo será feita de forma coletiva e baseada em princípios. É interessante buscar inspirações em códigos de outras companhias, mas não caia no equívoco de fazer cópias. Como diz o velho ditado, nem tudo que é bom para um será para o outro. De fato, a adequação à realidade e à cultura da organização é um desafio, mas totalmente passível de ser cumprido com eficiência.

Durante a elaboração, independentemente do porte da organização, é preciso estar atento a quatro pontos principais: (i) Princípios éticos (como a não discriminação, cumprimento da legislação e repúdio a mão de obra escrava e infantil); (ii) Princípios de conduta (sobre, por exemplo, mídias sociais, conflito de interesse, recursos e ativos, confidencialidade e propriedade intelectual); (iii) Relacionamentos (com colaboradores, clientes, fornecedores, investidores e acionistas, setor público, sindicatos, mídia etc); (iiii) Ações institucionais (como doações e patrocínios, meio ambiente, responsabilidade social e prevenção à lavagem de dinheiro).

O código deve trazer diretrizes gerais e as especificidades devem ser tratadas em políticas específicas, como as de Compliance, Anticorrupção, Compras e Pagamentos, e aquelas que mitiguem os riscos críticos já levantados. As normas devem ser revisadas e compartilhadas periodicamente, de modo a contemplar as mudanças da empresa e do ambiente no qual ela está inserida.

Também é fundamental dar conhecimento aos colaboradores, terceiros, fornecedores, parceiros e outros públicos relevantes, bem como disponibilizar canais para sanar as dúvidas e/ou relatar situações de não conformidade. A realidade das mídias sociais e suas regras de uso, por exemplo, estão refletidas principalmente nos códigos elaborados ou revisados recentemente.

Uma boa prática é complementar o material com um guia de perguntas e respostas e situações do dia a dia da organização. Dessa forma, é possível esclarecer pontos críticos de forma objetiva, clara e atraente, evitando a incidência de dúvidas e até mesmo condutas irregulares. O que não faltam hoje em dia são exemplos na mídia de atos que não devem ser praticados.

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Jefferson Kiyoharaé líder da prática de riscos & compliance da Protiviti, consultoria global especializada em Gestão de Riscos, Auditoria Interna, Compliance, Gestão da Ética, Prevenção à Fraude e Gestão da Segurança.
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