Erros relacionados a notas fiscais em sua empresa

As notas fiscais emitidas manualmente já ficaram há uma década no passado. Elas ainda existem, mas estão cada vez mais em desuso. Hoje, todas as empresas minimamente estruturadas utilizam a Nota Fiscal Eletrônica (NFe) na rotina fiscal. O sistema informatizado facilitou tanto a emissão quanto a consulta de Nota Fiscal.

Entretanto, a gestão das notas nem sempre é um processo simples. Há diversos detalhes aos quais o empreendedor tem de prestar atenção, para evitar inconsistências no documento.

Há também muitos erros no decorrer do trabalho de emissão e recebimento das notas, que acontecem por falta de conhecimento das particularidades do sistema digital.

No post de hoje, mostraremos quais são os 5 principais erros relacionados à gestão das NFes e como corrigir cada um deles.

1. Preenchimento incorreto da NFe

Esse é erro mais básico e comum. Por falta de um cadastro atualizado dos clientes da empresa, por exemplo, os dados inseridos na NFe podem conter informações erradas ou incompletas.

A nota digital permite mais rigor na hora da fiscalização por parte do governo, já que os dados podem ser controlados em tempo real. Se o preenchimento de um campo obrigatório não for realizado, a autorização da nota não chegará a ser efetuada.

Por outro lado, se o campo for preenchido com alguma inconsistência, o erro pode resultar em multas e outras autuações. A retificação poderá ser feita apenas em alguns campos e por meio de carta de correção eletrônica (CCe). Outros campos são expressamente vedados na legislação e a correção por carta é mais difícil.

Nesse caso, o melhor caminho será o cancelamento da NFe por meio de um arquivo XML — o mesmo da nota eletrônica —, que dependerá de autorização do Fisco.

Por isso, mantenha os dados dos clientes e fornecedores sempre atualizados e dedique total atenção ao preenchimento correto da NFe. Um sistema automatizado pode facilitar muito a gestão dessas notas.

2. Confundir o DANFe com a NFe

Outro erro bem comum é confundir o DANFe (Documento Auxiliar da NFe) com a Nota Fiscal Eletrônica. O DANFe é um impresso que pode acompanhar o produto vendido, mas não possui validade jurídica, pois é apenas uma versão simplificada da nota fiscal.

O arquivo mais importante — e que tem validade jurídica — é a nota digital com a extensão XML. Ele contém todas as informações relacionadas à transação que está sendo registrada.

Vale lembrar que a Nota Fiscal Eletrônica é um documento digital, mas, ainda assim assinado, também digitalmente. Ela é autorizada pelas secretarias estaduais da Fazenda.

3. Armazenar a NFe de forma errada, comprometendo a consulta

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Toda empresa deve armazenar as NFes por pelo menos 5 anos mais o ano corrente. As notas armazenadas são tanto as emitidas quanto as recebidas. Não armazenar essas notas é um erro gravíssimo, pois não permite a consulta de NFe para esclarecimentos de dados inconsistentes.

Outro erro muito recorrente é quando a empresa guarda os arquivos digitais de maneira não segura, que pode ser o armazenamento em apenas uma pasta do computador. E se o aparelho queimar? Ou se houver um incêndio? A melhor solução, nesse caso, é o armazenamento dos arquivos digitais na nuvem.

A falta de organização dos arquivos também é um problema. Os documentos devem ser guardados de forma a facilitar o trabalho, na hora de fazer uma consulta de NFe. Portanto, separe-os com informações organizadas por algum critério que mais se adeque à sua empresa, como:

  • Data;
  • Nome;
  • Tipo etc.

Programas e serviços especializados em gestão de NFes armazenam essas informações na nuvem e permitem buscar e filtrar as notas de maneira fácil e rápida.

4. Não verificar a validade jurídica dos documentos recebidos

A NFe possui dois sistemas de segurança que garantem a veracidade da nota e da operação: a assinatura digital e o protocolo de autorização.

A assinatura digital possui validade jurídica e garante as transações e serviços via internet. Ela é adquirida por meio de uma autoridade certificadora.

O protocolo de autorização é emitido pela Secretaria da Fazenda e garante que a emissão da nota foi autorizada junto ao órgão fiscalizador.

É essencial checar essas duas informações, para se certificar que a NFe é verdadeira.

5. Depender apenas do fornecedor para receber a NFe

Depender de outro agente para garantir os processos da sua empresa nunca é o ideal. No caso, depender de que o fornecedor envie a NFe por e-mail para você realizar o trabalho de armazenamento pode atrasar todo o processo ou até mesmo fazer com que ele não seja realizado.

Muita coisa corre o risco de sair errado nessa situação: o emissor pode esquecer de enviar o documento ou você pode deletá-lo da sua caixa de entrada acidentalmente.

Por meio de um software especializado, como o da Arquivei, é possível captar a nota fiscal diretamente da Secretaria da Fazenda, logo após a emissão. Assim, o documento poderá ser checado e conferido.

Realizar a gestão das notas na empresa é tarefa essencial para evitar problemas com o Fisco. Um sistema automatizado — que auxilie tanto a emissão quanto o armazenamento e a consulta de NFe — é a melhor ferramenta para o gestor. As planilhas soltas e os processos manuais devem ficar no passado, junto com as notas fiscais impressas.

O que achou do artigo? Tem alguma dúvida sobre gestão de notas fiscais ou outros documentos? Deixe o seu comentário!

Vitor de Araujo
Vitor de Araujo é Co-fundador do Arquivei e Catalisador de Sucesso do Cliente.
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