O impacto da gestão de documentos em nuvem para o seu negócio

Nos últimos anos as plataformas de arquivamento em nuvem permitiram o acesso a todo tipo de documento, a qualquer hora e lugar, o que aumentou a produtividade nas empresas e poupou o tempo que antes era gasto somente no escritório, possibilitando a busca por arquivos novos ou antigos em poucos segundos.

Enquanto antes as empresas possuíam backups em HDs ou em outros tipos de sistemas offlines, atualmente os empreendedores optam por plataformas de arquivamento, como o Dropbox e o Drive, e softwares de gestão de documentos, como o McFile, que ganharam, e ainda ganham, espaço no mercado, desde micro até grande empresas.

Nos sistemas de arquivamento offline, além do risco da perda de arquivos, era inviável o acesso aos mesmos se houvesse algum problema na rede interna da empresa ou se o responsável pelos documentos não fosse tão organizado. Ademais, os documentos digitais e físicos ainda estavam sujeitos a outros riscos, tais como: vírus, no caso de estarem armazenados em um computador; ou incêndio, se estivessem arquivados dentro da companhia.

As plataformas de arquivamento e softwares de gestão de documentos também acabaram com esses problemas, através das cópias e backups na nuvem. Ademais, a segurança da informação, a eficiência e a economia de espaço, seja no servidor da empresa, seja fisicamente dentro da companhia, também foram diferenciais para o crescimento destes novos serviços.

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Mas quais são as principais diferenças entre uma plataforma de arquivamento e um software de gestão de documentos, visto que ambos armazenam os documentos na nuvem e permitem o acesso a tais arquivos de qualquer lugar do mundo? Bem, as plataformas, que são mais genéricas, são recomendadas para micro e pequenas empresas, bem como para os profissionais independentes, os quais não possuem grande demanda de documentos. Por outro lado, as empresas estabelecidas no mercado precisam de soluções específicas, vez que os detalhes fazem total diferença para a segurança e o aumento de produtividade, sendo mais indicados os softwares de gestão.

Assim, enquanto a microempresa está ativa, com um empreendedor disciplinado, uma plataforma de arquivamento é suficiente, visto que ele manterá tudo organizado durante todo o tempo. Porém, quando se inicia o crescimento da empresa, torna-se impossível que este empresário consiga manter o mesmo foco na organização, podendo vir, até mesmo, a perder documentos importantes ao longo dos meses.

No que se refere à questão econômica, os softwares de gestão de documentos também possuem vantagens. Apesar de as plataformas de arquivamento serem mais baratas, quando se soma a redução de custos com a economia de tempo procurando arquivos, a gestão terceirizada dos softwares de gestão digital fazem toda a diferença, isso sem falar na expressiva redução do passivo fiscal e trabalhista. Ademais, as plataformas especializadas podem ter interfaces com outros sistemas de mercado ou com portais de tribunais, por exemplo, o que agiliza, em muito, as operações do dia a dia.

Portanto, caso você seja um pequeno e disciplinado empreendedor, é válido sim ter uma plataforma de arquivamento digital, desde que a mesma seja mantida organizada e atualizada. Caso contrário, mesmo que seja um pouco mais caro, o ideal é a contratação de um serviço de software de gestão de documentos, que, além de poupar o tempo do empreendedor, fará todo o trabalho pesado.

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Mario Scheel possui quase toda a sua educação estruturada no ensino público carioca, sendo graduado em Informática pela pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ). Mestre em Administração pelo IBMEC, com experiência de um ano na universidade de Tartu, na Estônia, Mario Scheel é CEO e cofundador da McFile (mcfile.com.br/) - plataforma especializada na digitalização e gestão de documentos de empresas.
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