Saiba quais são os cuidados que você deve tomar ao gerar uma NF eletrônica

| 08/12/2016 - 08:30 AM | Comentários (0)

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Na hora de concretizar uma compra ou contratação de serviço, o documento que vai finalizar a transação é a nota fiscal. É a partir dela que o comprador ou contratante vai ter dados detalhados informando o que ele adquiriu ou contratou, as características e todos os elementos detalhados do processo. Porém, um erro de preenchimento pode deixar de traduzir o que foi negociado entre as partes, gerando problemas para todos. Por isso, antes e após concluir um negócio, aproveite as dicas que o Christian De Cico, CEO da Arquivei, empresa que fornece plataforma de armazenamento, organização e consulta de informações de notas fiscais, preparou para você não cair numa cilada:

1 – Confira os detalhes antes de emitir a nota

A maioria dos problemas com notas fiscais eletrônicas acontecem na hora do preenchimento de informações. Seja o desconhecimento do emitente, ou até mesmo falhas no cadastro de produtos e serviços, informações erradas podem resultar em multa de até 50% em cima do valor da operação, com risco de anular a nota fiscal eletrônica. Por isso, atenção total na hora de verificar os dados da nota fiscal.

2 – Caso haja erro, cancele a transação imediatamente

Tudo bem, você viu que existe um erro na nota fiscal que você tem em mãos. Para evitar multas e problemas subsequentes, você deve cancelar a nota fiscal eletrônica o mais rápido possível. O único porém é que esse processo só pode ser executado nas primeiras 24 horas após a emissão da nota. Por esse motivo, é prioridade checar as notas logo que elas são recebidas.

3 – Armazene a nota fiscal em local adequado

Não importa qual seja a origem da sua nota fiscal, é obrigatório por lei que a NF eletrônica seja guardada por um período de cinco anos, à disposição da Receita Federal. Sendo assim, é imprescindível que as notas fiscais eletrônicas sejam conservadas em local apropriado, para que elas se mantenham em bom estado.

4 – Automatize o serviço sempre que necessário

Para empresas com pouco volume de notas fiscais eletrônicas, é mais prático utilizar um programa próprio da Secretaria da Fazenda (Sefaz) que ajuda a organizar melhor os arquivos. Caso a sua empresa seja de grande porte, é recomendável utilizar um software automatizado para cuidar das notas. Essa saída faz muito sentido, uma vez que, quanto maior é o volume de notas, maior é a chance de você deixar alguma nota esquecida.

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Categoria: Dicas

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