Afinal, o que é uma intranet? Entre o que é e o que pode ser.

Detalhe: ele serve não só para esquentar uma fatia de pizza que dormiu na geladeira, mas também para descongelar alimentos e até para preparar um almoço completo. Mas você conhece alguém que utilize todas estas funcionalidades?

Com as intranets vem acontecendo coisa parecida. Elas podem fazer um banquete, mas muita gente usa mesmo para “fazer pipoca”. Para piorar, o termo “intranet” pode significar várias coisas, aumentando a confusão…

Novas idéias, antigos ideais

Sempre que não temos referenciais claros para algo novo, a tendência é enquadrá–lo nos paradigmas pré–existentes. Embora seja algo natural, comprovado pela psicologia e pelos estudos de comportamento do consumidor, representa uma ameaça à evolução. Portanto, conhecer toda a potencialidade do que quer que seja amplia nossas chances de compreensão, de aceitação e de progresso. E é esse caminho que este artigo quer perseguir.

Vamos começar tentando responder uma pergunta que volta e meia me fazem: o que é uma intranet, afinal? E um portal corporativo?

Ao invés de ficar detalhando funcionalidades – uma chatice completa… – , o melhor caminho me parece ser justamente o comparativo, buscando os tais referenciais que todos nós temos dentro da cabeça, formando os modelos mentais. Em marketing, diríamos que é melhor olhar para os benefícios do que para as características.

Intranet = rede?

Se você conversar com um cara de TI especializado em redes, ele certamente te dirá que intranet é… uma rede fechada de computadores. Coloque dois ou mais micros interligados entre si, mesmo sem qualquer programa de compartilhamento, e está formada uma intranet – do ponto de vista estrito da área de redes.

Às vezes, já baseadas em uma estrutura web, com um site centralizando tudo, as intranets são usadas de forma pontual, para apoiar um projeto específico (com começo, meio e fim) ou como mera porta de acesso a sistemas desenvolvidos também pontualmente. Há algo de errado nisso? Claro que não para cada necessidade, uma solução…

Mas acho que já deu para notar que não é desses tipos de intranet que esta coluna trata, não? De qual seria, então?

Dando mais um passo, chegamos na intranet que se materializa por intermédio de sites “similares” aos que existem na internet, utilizando a rede interna como infovia e a tecnologia típica da web. Ou seja: não é mais apenas uma rede física, há um “ponto de encontro da informação” com carinha de web, mas restrito ao ambiente da corporação. E têm, em maior ou menor grau, o objetivo de servir a empresa como um todo.

A faca, o pão e o sangue

Já vimos aqui, na série A intranet, de prima pobre a popstar, que a partir deste ponto é como jazz: há muitas variações sobre o mesmo tema.

Portanto, não seria nada demais afirmar que uma intranet não é, ela pode ser… Complicado? Nem tanto. Pense numa faca. O que ela é? Se usada para passar manteiga no pão, posso afirmar que é um utensílio doméstico. Se utilizada para apunhalar alguém, torna–se uma arma mortal. Bem diferente, não? Pois é aqui que está o interesse da coluna: avaliar as variações e tentar mostrar até onde uma intranet/portal corporativo pode ir. Este sempre será um assunto recorrente por estas paragens.

Intranets são assim: não raro, refletem o perfil da empresa, são uma espécie de simulacro da estrutura e da cultura corporativa. Como “cada um é cada um”, cada intranet é uma intranet, não existem duas iguais e muito menos receita de bolo para o sucesso.

Assim, empresas muito “caretas” (ou seja, ainda muito presas ao modelo industrial, onde prevalece o controle, a hierarquia e a departamentalização) usam a intranet para… controlar! Ou para esquentar a pizza, como queiram. :o) Outras, mais arejadas, já começam a incluir produtos, serviços e a caminhar em direção a um maior empowerment dos funcionários/colaboradores.

“E os portais corporativos?”, você deve estar se perguntando. “São ótimos”, eu respondo de pronto. Eles trazem toda a potencialidade da TI para as intranets e fazem uma conexão mais forte com o negócio da empresa. Apoiam processos, realizam controles (sim, controles são fundamentais, desde que não sejam uma obsessão) e fazem maravilhas. Mas não se engane: quem dita o que uma intranet/portal é ou deixa de ser não é um software melhor ou pior, assim como não é a faca que dita sua função, mas sim a mão que a segura.

Portanto, pensar em intranets e portais nos levará sempre a pensar também em administração de empresas, endomarketing, processos, comunicação interna, cultura organizacional, gestão do conhecimento e afins. É neste contexto que ela ganha destaque e deixa de ser “mais um sisteminha”. Queremos ver até onde os microondas podem ir, muito embora seja ótimo poder esquentar a pizza e fazer pipoca rapidinho…

Para fugir da confusão que a terminologia pode criar, nada melhor do que separar alhos de bugalhos. Aliás, o termo “Portal Corporativo”, neste caso, representa um avanço, já que deixa claro que não estamos mais falando de rede física (portais evocam a idéia de sites grandes) e nem de algo pontual. Mas nem tudo são flores: ao usar o termo “Portal”, novas dúvidas aparecem, já que remete ao paradigma dos portais da internet, que são bem diferentes. O que nos leva de volta ao início: novas idéias, antigos modelos mentais…

O futuro

Não, não estou falando do futuro das intranets, mas sim o desta coluna. No próximo artigo, vamos procurar esclarecer um dilema fundamental: intranets são ferramentas da empresa ou dos funcionários? O que pode ou não estar nelas?

Quem viver verá… até!

Autor: Ricardo Saldanha