Construindo uma cultura de colaboração

A tecnologia colaborativa percorreu um longo caminho nos últimos cinco anos. Inicialmente adotada como um instrumento de otimização de custos pelas empresas, estão começando a perceber os benefícios no dia-a-dia e que podem efetivamente contribuir com o crescimento. Isso se reflete na pesquisa do Gartner, que estima que a indústria de webconferência alcançará US $ 2,8 bilhões até 2010.

Um crescimento tão rápido em tão curto período pode ser explicado por vários fatores. A colaboração proporciona um forte retorno sobre o investimento, maior produtividade e economia em viagens de negócios para as empresas que realmente fazer bom uso dela. No entanto, a adoção da tecnologia ainda é um desafio para algumas empresas e muitos funcionários não têm conhecimento ou não querem aprender e utilizar uma nova ferramenta de comunicação. Qualquer empresa que emprega tecnologia de colaboração, sem pensar com cuidado sobre uma estratégia de adoção só pode estar recebendo metade do benefício.

Muitas vezes, em casos de lentidão na adoção, o cerne do problema é cultural. Métodos estabelecidos de comunicação – e, especialmente, a prevalência de e-mail – podem significar que os colaboradores não vêem a necessidade de usar métodos alternativos. Muitos acham que as ferramentas que eles já têm, ou seja, enviar e-mail, mensagens instantâneas (IM), skype e telefonia, são bons o suficiente.

Estas ferramentas são realmente muito úteis ou mesmo indispensáveis nos dias de hoje, mas proporcionam uma experiência com menos recursos do que ferramentas completas de colaboração podem proporcionar. Aplicações de comunicações em tempo real, com interação ao vivo entre as pessoas que fazem uso da visão, som e voz.
Em contraste os e-mails permitem a troca de dados sem áudio, não oferecem o verdadeiro benefício de colaboração de uma conferência na web, onde os participantes estão em contato direto e em tempo real.

O uso crescente de usuários de mensagens instantâneas conecta usuários remotos com comunicação em tempo real via texto, mas não é possível compartilhar documentos ou executar apresentações através de IM, portanto a capacidade de realmente trabalhar juntos em um projeto é extremamente limitada.

Trabalho em Conjunto

Colaboração através de uma reunião on-line, por outro lado, pode ajudar a alcançar maior produtividade, permitindo aos utilizadores trabalhar juntos e compartilhar qualquer documento de qualquer lugar. As empresas que alcançaram o maior ROI em colaboração têm deixado seus colaboradores conscientes dos benefícios que a tecnologia pode trazer e levantaram barreiras internas que possam desencorajar a equipe de utilizá-los.

Bem como a relutância em fazer a mudança para uma nova tecnologia, em alguns casos os colaboradores desconhecem os benefícios pessoais que eles podem conseguir com maior flexibilidade de trabalho e economia de tempo.

Construção de Confiança

Apesar de tecnologias colaborativas serem bastante fáceis de utilizar, alguns funcionários podem sentir que o conhecimento mais profundo é necessário e partilhar aplicações pode parecer assustador para o usuário inexperiente, e similarmente a pressão de ter de apresentar ao vivo pode significar a funções mais avançadas não utilizadas. Os benefícios completos não podem ser alcançados sem fazer uso integral da solução.

A experiência do usuário final é a chave aqui, a solução deve ter o alcance e flexibilidade para lidar com reuniões que apresentem diferentes números de pessoas, independente da localidade, e que diferem em termos de nível de apoio necessário.

Para uma solução de webconferência ter sucesso em uma organização, todos esses pontos precisam ser considerados. Pesquisa do Gartner sugere que, em 2010, 70% das pessoas nos países em desenvolvimento vão gastar dez vezes mais tempo por dia interagindo com pessoas pelo mundo eletrônico, mais do que no físico. Comunicação eletrônica está em constante estado de evolução, e para a plena realização do potencial dos empregados, novas estratégias de colaboração precisam ser adotadas.

Os benefícios estão aí para serem alcançados, mas você e seus colaboradores devem estar prontos e dispostos a mudar.

* Paulo Henrique Costa é diretor de Vendas da Seal Telecom.