Conciliação de Cartão de Crédito, admirável novo!

Quem recebe pagamentos com cartão de crédito se depara com um dilema frequentemente: se por um lado o lojista sabe o quão fácil e importante é receber um pagamento, por outro, ele também sabe o quão difícil é prever, na casa dos centavos, quanto realmente cairá em sua conta depois de 30 dias. Os motivos para essa dificuldade podem ser atribuídos a muitos fatores, sendo alguns deles relativos ao próprio ambiente.

Ciclos de Processamento: você faz uma venda à vista, uma em três vezes e outra em cinco parcelas no mesmo dia. Nos próximos ciclos de 30 dias cairão valores diferentes mensalmente, referentes às suas vendas feitas hoje. Combinado com as vendas que você efetuará em trinta, sessenta e noventa dias, que acabarão coincidindo datas, torna praticamente impossível saber quanto o seu comércio receberá, mês a mês.

Ciclo de captura diferente da data da venda: de forma prática, a data de captura é a data que determina o dia do pagamento, sendo o que o pagamento do adquirente será feito 30 dias após a captura. Por exemplo, digamos que a sua loja fica aberta até meia noite e você efetue vendas depois das 21h. Logo, sua venda foi concluída e autorizada hoje, porém, só será capturada amanhã.

Além das situações do próprio ambiente, existem mais duas camadas de falhas que impactam no recebimento: erros técnicos e fraudes.

Erros Técnicos

Erros de captura: embora não sejam comuns, os erros de captura, também chamados de “Erros de Sonda”, podem ocorrer quando o adquirente “perde” uma transação autorizada. Ou seja, ele simplesmente não consegue saber de quem é a transação, quem ele deve cobrar etc. O resultado é que a loja faz a transação, recebe a confirmação e o cliente pensa que autorizou o pagamento, e que será cobrado na próxima fatura, mas essa operação “morre” aí: ninguém é realmente cobrado e nem receberá por ela.

Cadastramento de taxa de cartão errada: você recebe um contrato, junto com as maquinetas para processar pagamentos. Entretanto, apesar do contrato determinar que a taxa para transações à vista é de 2,5%, a maquineta está cadastrada como 3%. Será que, sem controle, você conseguiria identificar esse tipo de erro? E se a mesma dificuldade ocorresse nas vendas parceladas? Como proceder?

Evidentemente, não podemos esquecer-nos das fraudes humanas, como as que ocorrem na boca do caixa, trocas de maquinetas por quadrilhas especializadas, etc. Por esses e outros motivos, o processo de conciliação no mundo todo sempre foi um item que demorou a ser realmente solucionado.

Se fosse possível desenhar um gráfico com as etapas do processo de conciliar um pagamento que você recebeu por cartão de crédito, independente se você é um e-commerce ou uma padaria, ele teria mais ou menos essa cara.

Agora, como podemos resolver o tema do controle de vendas por cartão de crédito?

Para entendermos, visando controlar esses pagamentos, o adquirente consegue alimentar um e-commerce com basicamente duas informações importantes:

Extrato de vendas: através dele você saberá se tudo o que foi vendido no dia anterior foi processado corretamente, se está dentro dos % acordados por contrato, parcelas etc.

Extrato de pagamento/financeiro – esse demonstrará cada processo de venda que está sendo pago em um determinado dia, indicando valores líquidos e possíveis problemas como charge-backs, etc.

Se você opera um e-commerce/loja com até 500 vendas por mês, você consegue controlar de forma “braçal”, com o apoio do portal do seu adquirente. Mas se você opera empresas com mais transações, seu problema cresce exponencialmente, impossibilitando o controle manual. Veja esse exemplo:

Imagine que você tem uma loja com 3 mil vendas/mês e seu parcelamento médio é de quatro pagamentos. Essa situação, de forma prática, gerará 15.000 momentos de conciliação novos ao final de cada mês, são eles:

· 3.000 vendas – auditoria de captura – saber se tudo o que você entendeu que mandou para o adquirente foi realmente capturado;

· E as mesmas 3.000 transações que serão pagas nos quatro próximos meses, ou, outros 12.000 momentos de conciliação.

Uma pergunta muito comum que me fazem todas as vezes que vou falar sobre esse tipo de serviço a um cliente é:

Com seu sistema, vou saber quanto dinheiro a Cielo/Redecard tira da minha empresa mensalmente?

A visão de quem opera muitas transações mensais é que há algo escondido na dificuldade de controlar as transações de cartão de crédito, que alguém está ganhando dinheiro indevidamente, etc.

Minha resposta para essas dúvidas é que os erros sim existem. Normalmente são erros muito pequenos e impactam algo como 0,2% da sua movimentação financeira. Para evitar perdas dessa natureza e obterem maior controle na gestão, recomendo a utilização de uma plataforma de conciliação de recebíveis de cartão de crédito.

O que é possível controlar com uma solução desse tipo?

1 – Todos processos relativos ao adquirente – taxas, prazos, parcelas etc.

2 – Processamentos de pagamento, identificando falhas na implantação de um gateway, configuração de POS etc.

3 – Fraudes internas, mau uso das ferramentas de cobrança, erros de procedimento etc.

4 – Processos relativos a cada pagamento/venda – charge-back, estornos, substituição de método de pagamentos etc.

5 – Controles financeiros, como os de antecipação de recebíveis.

Se o cartão de crédito representa uma parte importante dos recebimentos de sua empresa, ter uma ferramenta de conciliação de recebíveis de cartão ao seu lado pode ser a diferença entre o sossego ou a dúvida.